Comment suivre les factures que j'émets en tant que fournisseur ?

Updated at October 27th, 2025

Préambule

Le portail SY permet de suivre en temps réel l’avancement des factures tout au long de leur cycle, depuis leur création jusqu’à leur encaissement. Ce suivi repose sur des statuts qui indiquent chaque étape franchie par la facture. Ces statuts sont visibles dans les différents écrans du portail. Leur affichage (libellé et couleur) varie en fonction :

des modalités de création et de transmission de la facture (exemples : saisie ou dépôt via le portail, intégration EDI, etc.) ;
de la position de votre société dans le réseau SY (exemples : adhérent ou invité sur le réseau SY) ;
des fonctionnalités activées au sein et hors du portail SY (exemples : workflow de validation ou envoi des factures par email) ;
des informations transmises par votre système d'information et celui de votre client (exemple : statut associé au paiement de la facture) ;
du contexte règlementaire et fiscal de la facture (exemples : transaction B2G, transaction B2B).

Ici, nous aborderons les principaux statuts qui permettent de comprendre les étapes franchies par la facture lors de sa création (selon le biais utilisé pour la mettre à disposition), de ses contrôles, sa dématérialisation et son émission jusqu'à son encaissement.

Focus sur les codes couleur

Pour faciliter votre suivi et identifier les étapes sur lesquelles une action est requise de votre part, un code couleur a été mis en place :

Gris - Indique que la facture passe par une étape de traitement automatique (contrôles, dématérialisation, etc). Aucune action n'est attendue de la part de l'utilisateur.
Bleu - (Uniquement dans le cas du dépôt ou de la réception de facture par email) Indique que la facture est en cours d'analyse pour en récupérer les informations. Aucune action n'est attendue de la part de l'utilisateur.
Orange - Indique qu'une action est attendue de la part de l'utilisateur pour que la facture progresse dans son cycle de traitement.
Rouge - Indique que la facture est bloquée dans son processus de dématérialisation ou dans son traitement métier. Dans ce cas, elle doit être corrigée et soumise à nouveau. La correction peut être effectuée directement depuis le portail SY (par exemple par la saisie d'un avoir si la fonctionnalité a été activée) soit depuis l'outil de facturation source.
Vert - Indique que la facture franchit avec succès ses étapes de traitement (dématérialisation et traitement métier).
Noir - (Uniquement dans le cas de la saisie d'une facture) Indique que la facture est enregistrée comme brouillon pour être complétée et validée ultérieurement.

Création et émission de la facture

Facture déposée sur le portail ou envoyée par email

📌 Les fonctionnalités décrites ci-dessous et les statuts associés sont disponibles uniquement après activation par votre contrepartie dans le cadre de votre collaboration sur le portail SY.

Il est possible de mettre à disposition une facture au format PDF par deux biais :

Par dépôt sur le portail,
Par envoi par email.

Une fois la facture mise à disposition, celle-ci est analysée par le portail pour en récupérer les informations. A l'issue, trois situations peuvent se présenter :

La facture doit être contrôlée et validée - Vous devez vérifier, corriger et valider la conformité des informations de la facture.
La facture est rejetée - La solution a détecté des anomalies bloquantes lors de l'analyse de la facture. Celle-ci est rejetée. Il est nécessaire de réémettre une nouvelle facture.
La facture est valide - La facture a passé les contrôles de la solution. Celle-ci peut être dématérialisée, archivée et transmise à votre client.

Vous pouvez suivre chaque étape depuis le portail grâce aux statuts suivants :

Statut fonctionnel	Description	Présent dans l'écran
En traitement	La facture est en cours d'analyse par la solution SY pour en récupérer les informations.	Factures en traitement
À valider	Les informations de la facture ont été récupérées par la solution SY. Une fois cette étape terminée, il est nécessaire de vérifier les données extraites et de valider leur conformité.	Factures à valider
Rejetée	La solution SY a détecté des anomalies bloquantes lors de l'analyse de la facture. La facture peut être rejetée pour les motifs suivants : - Document hors périmètre - Document illisible ou abîmé - Document manuscrit - Document non éligible à la dématérialisation - PDF protégé ou non conforme - Certificat de signature invalide - Contrôle de signature indisponible Les informations de la facture n’ont pas été envoyées à la plateforme de dématérialisation de la solution SY. Il est nécessaire de corriger la facture puis la remettre à disposition sur le portail SY.	Factures rejetées
Rejetée (résolue)	Vous avez produit et mis à disposition une nouvelle facture sur le portail SY, en remplacement de celle rejetée. Celle-ci suit tout le cycle de contrôles habituel. Pour exclure la facture rejetée des factures à traiter, vous pouvez positionner le statut « Rejetée (résolue) ».	Factures rejetées
En cours de transfert	Les informations de la facture sont envoyées à la plateforme de dématérialisation pour produire la facture dématérialisée.	Suivi facture clients
Contrôle client	(Si fonctionnalité activée) La facture peut passer par une phase de contrôles métier durant laquelle votre client la vérifie et, selon les cas, la rejette ou la valide. Dans l'attente de ces actions, le statut facultatif “Contrôle Client” s'affiche.	Suivi facture clients
Non conforme	La facture a été rejetée par les contrôles métier de votre client.	Suivi facture clients
Émise	La facture a passé avec succès les contrôles métier de votre client. Elle a été dématérialisée, archivée et transmise à votre client.	Suivi facture clients

Il est ensuite possible de 👉 suivre le traitement de la facture par votre client, si celui-ci met à disposition les statuts associés dans le portail SY.

Facture saisie sur le portail

📌 Cette fonctionnalité et les statuts associés sont disponibles uniquement après activation par votre contrepartie dans le cadre de votre collaboration sur le portail SY.

Vous pouvez également saisir une facture depuis le portail. A l'issue de sa complétion, vous avez la possibilité :

de l'enregistrer comme brouillon pour y revenir plus tard ou,
de la valider pour qu'elle débute son cycle de traitement.

Vous pouvez suivre chaque étape depuis le portail grâce aux statuts suivants :

Statut fonctionnel	Description	Présent dans l'écran
Brouillon	La facture a été saisie puis enregistrée. Il est nécessaire d'y revenir et de la valider pour qu'elle soit contrôlée, dématérialisée et transmise au client.	Factures en traitement
En cours de transfert	Les informations de la facture sont envoyées à la plateforme de dématérialisation pour produire la facture dématérialisée.	Suivi facture clients
Émise	La facture a passé avec succès les contrôles métier de votre client. Elle a été dématérialisée, archivée et transmise à votre client.	Suivi facture clients

Il est ensuite possible de 👉 suivre le traitement de la facture par votre client, si celui-ci met à disposition les statuts associés dans le portail SY.

Traitement de la facture par votre client

📌 Cette fonctionnalité et les statuts associés sont disponibles uniquement après activation par votre contrepartie dans le cadre de votre collaboration sur le portail SY.

Une fois émise et validée par les contrôles métier de votre client, vous pouvez suivre le traitement de votre facture dans son système d'information.

Statut fonctionnel	Description	Présent dans l'écran
Reçue client	Votre client a bien reçu votre facture dans son système d'information.	Suivi facture clients
Intégrée client	Votre client a bien intégré votre facture dans son système d'information.	Suivi facture clients
Déposée client	La facture a bien été réceptionnée par le service responsable.	Suivi facture clients
En cours de traitement client	La facture est en cours de traitement par le service responsable.	Suivi facture clients
Non intégrée client	La facture n’a pas été intégrée dans le système d'information de votre client.	Suivi facture clients
Non approuvée client	La facture n’a pas été approuvée dans le système d'information de votre client.	Suivi facture clients
Non rapprochée client	(Si workflow activé) La facture est en écart dans le système d'information de votre client suite aux contrôles de rapprochement (vérification entre ce qui est facturé et ce qui a été commandé/réceptionné). Cela peut être résolu par l’arrivée d’une réception qui permet de valider la facture.	Suivi facture clients
Complétée client	Votre client a constaté une anomalie métier. Il doit se rapprocher de vous pour régler le contentieux (souvent via l'émission d'un avoir). Une fois le contentieux réglé, la facture peut être validée.	Suivi facture clients
Litige client	(Si workflow activé) La facture a été passée en litige depuis le workflow ou le système d'information de votre client.	Suivi facture clients
Bloquée client	La facture est bloquée dans le système de votre client.	Suivi facture clients
Bon à payer	(Si Workflow activé) La facture correspond à ce qui a été commandé (rapprochement 2 voies) ou réceptionné (rapprochement 3 voies). Votre client la transmet à son service comptabilité.	Suivi facture clients
Remise au comptable	La facture est en cours de vérification par le service comptabilité de votre client.	Suivi facture clients
Comptabilisée	La facture est intégrée dans la comptabilité de votre client.	Suivi facture clients
Mise en paiement	La facture a été vérifiée et validée par le service comptabilité de votre client. Le paiement est effectué.	Suivi facture clients
Réglée	Vous avez reçu le paiement associé à votre facture.	Suivi facture clients

💡 Astuce : Pour faciliter la collaboration avec votre contrepartie, une fois la facture émise, vous pouvez également lui indiquer sur le portail lorsque vous ajoutez des pièces jointes sur la facture (statut “Complétée fournisseur”) ou lorsque vous encaissez la facture (statut “Encaissé”).

Ces statuts peuvent être mis à jour :

via votre système d'information,
manuellement depuis le portail SY.