Comment saisir manuellement une facture sur SY ?
Updated at May 29th, 2026
Préambule
Le portail SY permet de saisir manuellement des factures. Votre contrepartie vous a invité sur le portail et vous donne ainsi la possibilité de leur transmettre vos factures directement.
Il existe plusieurs types de factures (facture, avoir, avoir affacturé, acompte). En fonction du type sélectionné et des données métier demandées par votre client, des informations supplémentaires seront à renseigner (ex. : référence de la facture initiale pour un avoir ou un acompte).
Prérequis
Pour bénéficier de cette fonctionnalité, les conditions suivantes doivent être remplies :
- La fonctionnalité de saisie manuelle doit être activée par votre contrepartie.
- Le mode de dématérialisation que vous privilégiez pour ce client doit être sélectionné.
- Le mandat de facturation doit être validé en amont.
NOTE : Pour faciliter la saisie de vos factures, il est également possible de paramétrer les informations de votre société pour que votre facture soit déjà préremplie avant chaque nouvelle saisie.
Comment choisir le mode de dématérialisation, après avoir reçu une invitation de votre contrepartie :
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Depuis l’écran Clients, cliquez sur la demande de votre client.
La fiche du client s’affiche. - Dans Mode de dématérialisation choisi, sélectionnez ou vérifiez la bonne sélection du mode de dématérialisation convenu par votre client.
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Cliquez sur Valider le mode de dématérialisation choisi.
Vous avez accepté la demande de relation du client et validé le mode de dématérialisation souhaité.
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📌 Note Cette opération sera à reproduire à chaque nouvelle demande de la part d’un client du réseau SY qui entretient une relation commerciale avec votre société et qui souhaite recevoir ses factures via le portail. |
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⚠️ Attention Une fois validées, ces informations ne peuvent être modifiées. |
Comment pré alimenter les informations de sa société et valider le mandat de facturation :
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Depuis la liste déroulante située en haut à droite de votre écran, cliquez sur le menu Sociétés.
Selon les cas :
• Si votre compte est rattaché à une seule société, l’écran de gestion de la société s’affiche.
• Si votre compte est rattaché à plusieurs sociétés, une fenêtre intermédiaire s’affiche pour sélectionner la société souhaitée, puis l’écran de gestion de la société s’affiche. - Ajoutez le logo de votre société.
- Cliquez sur Informations complémentaires.
- Renseignez votre immatriculation au registre du commerce.
- Précisez les coordonnées de votre assureur ou du garant et la couverture géographique du contrat et de la garantie.
- Si votre adresse de facturation est différente de l’adresse du siège de votre société, dans Adresse de facturation cochez L'adresse de facturation est différente de l'adresse du siège de ma société et renseignez les informations correspondantes.
- Ajoutez les coordonnées bancaires de votre société et de vos établissements le cas échéant.
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📌 Note La liste des partenaires correspond à la liste de vos clients avec lesquels vous êtes connectés sur le portail. Cette liste peut évoluer : si d'autres sociétés vous invitent à rejoindre le portail. |
- Dans Paramètres de mes factures, renseignez les valeurs à afficher par défaut lors de la saisie d’une facture et précisez pour chacune d’entre elles si vous souhaitez qu’elle soit modifiable par les utilisateurs habilités.
- Dans Mandat de facturation, consultez et signez le mandat de facturation.
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📌 Note Le mandat est un contrat par lequel une personne physique ou morale (le mandant) donne à une autre personne (le mandataire) le pouvoir de faire un ou des actes juridiques en son nom et pour son compte. Dans le cadre du portail, le mandat permet à Cegedim Business Services de produire des factures fiscalement dématérialisées et de les archiver pour votre compte. A défaut de signature du mandat, aucune facture ne pourra être saisie sur le portail SY. |
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Enregistrez vos modifications.
Les informations renseignées ici seront automatiquement affichées sur l’écran de saisie.
Procédure
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Depuis la page d’accueil, cliquez sur Factures Clients > Saisir.
L’écran de saisie de facture s’affiche. - Sélectionnez le client auquel vous souhaitez envoyer votre facture.
- Si applicable, sélectionnez la société émettrice de la facture.
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En fonction des cas, réalisez les actions suivantes :
• Sélectionnez l’établissement émetteur de la facture.
• Précisez le mode de dématérialisation choisi pour ce client. -
Cliquez sur Suivant.
Deux situations peuvent se présenter :
• si le client sélectionné transmet ses commandes alors un écran intermédiaire s’affiche pour vous proposer de créer une facture depuis une de ses commandes
• si ce n’est pas le cas, l’écran de saisie de la facture s’affiche. Certaines informations sont pré-alimentées, notamment les identifiants de la société émettrice de la facture et de votre client. - Sélectionnez le type de factures à envoyer.
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Saisissez a minima :
• La description du bien ou de la prestation
• La quantité
• Le prix unitaire
• Le taux de TVA -
Si besoin, ajoutez des remises et/ou des frais.
Le montant hors taxe, les totaux et le récapitulatif TVA de la commande s’ajustent automatiquement en fonction des différentes mises à jour. - Si vous avez renseigné des valeurs par défaut à afficher dans les conditions de règlement, vérifiez leur prise en compte. Si non, renseignez-les manuellement.
- Si besoin, ajoutez une ou plusieurs pièces jointes.
- Cliquez sur Prévisualiser la facture pour contrôler l’ensemble de votre facture.
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Une fois la facture contrôlée, cliquez sur Valider et envoyer la facture.
La facture est créée et émise. Une fois la facture traitée, elle est disponible depuis le menu Suivi factures clients.